为了进一步规范办公用品的申请采购领用制度，提高工作效率，确保各项物资供应及日常工作公平、公开、公正有序开展，打造阳光采购，特制定本规定：

申请

1、申请原则：为节约采购成本，学校实行按月上报申请制度。各部门编制采购申请时，本着勤俭节约、实事求是的原则，从实际工作需求出发，避免盲目提报物资采购申请。

2、申请时间：各部门要按月提交采购计划， 在每月23-25请。各部门在规定时间内未提交采购申请的，则视为下月无物品申请需求。

3、申请程序：在学校网站下载申请表，详细填写需申请的物品名称、规格型号、用途、数量、需求时间(须预留5天采购时间)等，经领用部门负责人、审核签字之后交到总务处。

4、审批程序：对于急需采购的物资，由部门提出申请，并注明申请原因、物资使用时间及物品明细，经部门负责人、分管院长签字审核同意之后交到总务处。总务处汇总后按照经费审批权限和程序，遵照轻重缓急、特事特办的原则，与计财处、监察室、物品申领部门负责人会商沟通后分别报主管院长和院长审批同意后按规定执行。

5、申请要求：各部门填写申请单时应将办公用品、保洁用品和实验室用易耗品分开。

采购

1、组织机构。学院成立办公用品采购领导小组。组长为院长担任，副组长由主管总务、财务的副院长担任，成员由计财处长、总务处长、副处长、采购员、保管员组成。

2、监督机构。为确保采购工作公开公正，同时成立办公用品采购监督小组，组长由纪委书记担任，成员由监察室主任、副主任组成。

3、学院物品采购采取公开招标的办法进行，招标工作在学院办公用品采购领导小组统一领导下开展工作。经公开招标中标的供货商为办公用品定点商店。合同期一年，供货商要对办公用品实行明码标价，将日常办公用品列明商品名称、型号、规格、品牌、生产厂商和价目表报学院总务处、计财处备案。

办公用品的范围：包括笔墨纸张、保洁工具、棉麻日杂生活用品、实验实训场所的设备耗材、水暖电维修耗材、计算机等资产设备维修耗材等。

采购金额权限：采购500元以内的物品，由总务处商计财处办理。500-5000元由总务处、计财处分别报主管院长审批后办理。5000元以上五万元以下的采购报院长审批。五万元以上采购项目提交党委会研究。

4、总额在1万元以上的物品或技术含量较高具有专业用途的实验实训设备采购程序为由总务处、计财处、监察室、使用部门负责人、实验实训场所管理部门共同外出考察或者邀请供货商统一议价的方式进行。

5、总务处严格按申请物品的数量、质量、品种、权限、程序等进行采购，每月的1-3日（遇节假日延后）由申请部门到后勤处统一领取各部门所申请物品。对不能及时完成采购任务的，应及早报告部门主管说明异常原因，提出相应意见方案并及时与申请部门沟通，拟定补救办法和处理对策。

入库领用发放

1、入库：集中统一采购的物品，原则上由供货商将办公用品及清单交总务处统一核对入库保管。不易在库房保管的特殊物品可根据工作需要由总务处、使用部门协商，履行验收登记手续后安装或存放到指定位置，交付使用部门使用。

2、领用手续：物品的领用、发放，须履行严格的审批手续，按“先进后出，计划供应，节约用料”的原则进行，发放时要坚持一核对、二签字、三记账、四盘点的程序。发放人员应严格按照申请单发货，遵守先办理领料手续后出货的原则，严禁先出货后补办手续和白条发货。发放人员按月、分部门整理、核对发放清单，及时与财务部门沟通、核对。

3、发放程序：各部门领用物品时，需指定专人领物，领用人需按实际领取的物品种类和数量填写领料单（一式三份），并由领用人和发放人核对签字。领料单由领用人保存一份，其余两份由发放和采购分别保管。

4、交旧领新制度：非消耗品采用交旧领新制。更换非消耗品（如鼠标、键盘、订书器、计算器等）需提供原有破损物品。

5.公示原则：每月定期在校园网公示各部门的领物金额。并将办公用品使用金额、节约情况作为部门年终考核打分的参考依据之一。

本规定自发布之日起实施。解释权归总务处。