（一）收文
1、收到文件首先要检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因并向发文机关报告。
2、收文后及时拆封、清点、查对，避免号码和份数出现差错。
3、各种文件、资料要分别登记，注清来文日期、文件号、编号、标题、份数、发放范围。
（二）发文
1、根据发文要求，确定校内发放范围和发放份数。
2、领取文件要有签收手续。
（三）送阅
1、党委正副书记、正副院长、党委委员直接送其办公室阅文；其他干部到机要室阅文。
2、机要秘书在领导阅文后要及时收藏，避免阅文范围的扩大。
（四）借阅
1、建立借文登记本。
2、借出文件时，应审查借阅人是否符合文件阅读范围的规定。
3、双方核对清楚文件名称、编号、履行签字手续。
4、还文时，经核对无误后，立即注销。
（五）回收和销毁
1、每年五月底以前，各单位将上一年度的文件整理退回党政办。
2、由机要秘书清点、查收，注销后按规定销毁。
3、按规定可留存的文件送档案馆保管。