正确处理群众来信来访是党政办公室的一项经常性的重要工作，必须有领导主管、专人负责。主要程序是：
登记 → 拟办意见 → 领导批示 → 检查催办 → 回复
（一）群众来信
1、登记：收到来信要及时拆阅，并进行登记。
2、提出拟办意见：
（1）对学院工作提出意见和建议等问题的来信，经党办负责同志阅后，送主管校领导阅批，按领导指示处理。
（2）对揭发、检举干部、党员违反党纪国法的来信，转纪委处理，其中反映中层干部问题的信件，还要送书记院长和政治部阅。
（3）反映一般问题的信件，转有关职能部门处理。
3、检查、催办：
（1）群众来信一般应在三个月内给予回复。如有特殊情况不能按时处理完的，承办单位应在三个月内向党政办说明情况。
（2）对于转交有关部门处理的信件，如承办单位在规定的时间内没有回复，党政办要及时催办，检查处理情况。
（3）对于承办单位返还的群众来信处理结果，党政办应认真进行审查。合乎标准的（即情况已经查清，问题已经按政策作出处理，并已向来信人作了交待）才能结案，否则退回承办单位重新处理。
（二）群众来访
1、了解来访者的姓名、身份、反映的问题，做好接待和记录。
2、按群众来信的程序处理。
（三）信访工作要求
1、做到接待热情、看信认真、转信及时。
2、严格按党的方针政策办事，既坚持原则，又要平等待人。
3、对揭发、检举类的信访，要注意保密，保护揭发人。
4、要经常对群众来信中反映的带普遍性、倾向性的问题加以综合研究，及时向领导反映，提供给有关部门参考。
5、在“件件有结果”的基础上，将重要的信访材料整理、归档。